Memo und Bericht - was ist der Unterschied zwischen ihnen

Bei den verschiedenen Arten der Geschäftskommunikation spielt die Korrespondenz eine wichtige Rolle im Büroalltag. Das Hauptwerkzeug sind die bekannten Büronotizen, die je nach Inhalt Erklärungen, Vorlesungen usw. enthalten.

Was ist ein Memo und warum wird es benötigt?

Ein Memo ist dem Zweck entsprechend eine Informationsnachricht, die an Mitarbeiter der eigenen oder anderer Abteilungen, die Leitung von Abteilungen, Firmen, Abteilungen und Zweigniederlassungen gerichtet ist. Die Liste der in solchen Dokumenten behandelten Themen ist recht umfangreich. Die Memos informieren über die wichtigsten Ereignisse im Leben des Unternehmens, über die Umsetzung der aktuellen Arbeit, die vorherrschenden ungewöhnlichen Situationen, enthalten Beschwerden und Möglichkeiten zur Lösung verschiedener Produktionsprobleme.

Der Hauptzweck dieser Art der Kommunikation ist die Koordinierung einer Vielzahl von Arbeitsfragen in Fällen, in denen eine mündliche Entscheidung aus irgendeinem Grund nicht möglich ist. Das Memo kann auch als Anleitung für die Ausarbeitung von Bestellungen verwendet werden, die im Gegensatz zu Bestellungen informeller sind.

Beispielnotiz

Art und Zweck der Berichte

Bericht ist die beliebteste Art von Memos, die an den Leiter des Unternehmens, den Hauptbuchhalter oder einen anderen übergeordneten Mitarbeiter gerichtet sind. Der Hauptzweck eines Berichts besteht darin, übergeordnete Personen über jede Situation, Arbeitsleistung sowie die Ausarbeitung von Empfehlungen zur Lösung (Beseitigung) eines Problems usw. zu informieren . Ein Memorandum wird im Gegensatz zu einem offiziellen Memorandum immer an eine höhere Ebene gesendet und ist rechtlich bindend.

Die am häufigsten verwendeten Arten von Memos sind Berichte, die das Management über die Umsetzung von Plänen, den Fortschritt der laufenden Arbeiten usw. informieren. Weniger häufig sind Berichte, die über ungeplante Situationen berichten, für die eine Antwort eines höheren Managements erforderlich ist. Die Bandbreite der Fragen in solchen Berichten ist recht groß: von Informationen über die wichtigsten sektoralen Tätigkeiten des Unternehmens über Beschwerden über die Organisation der Arbeitsbedingungen bis hin zu Berichten über Verstöße gegen die Arbeits- und Finanzdisziplin, behördliches Verhalten usw.

Memorandum - Beispiel

Wir machen das richtige Büro Memo

Die Struktur des Memos erfordert das Vorhandensein der folgenden Elemente:

  • "Caps", die die Organisation, den Namen und das Ziel des Empfängers, den Namen und den Titel des Urhebers angeben.
  • Ein Textblock, der aus dem Namen des Dokuments („Service Note“) und einer Zusammenfassung der Situation, etwaiger Aktionen und Anforderungen besteht.
  • Daten und Unterschriften des Compilers (Datum, Unterschrift und Name des Compilers werden in einer Zeile von links nach rechts angegeben).

Auch in der Servicemeldung kann die Registriernummer angegeben werden, wenn nach den Regeln des Unternehmens diese im Journal vermerkt ist. Es ist wichtig zu beachten, dass die Verfügbarkeit von Formularen keine Voraussetzung ist, da Office-Memos nur innerhalb der Organisation verwendet werden, es sei denn, dies ist in den Unternehmensregeln vorgeschrieben. Gleichzeitig haben einige Unternehmen einen eigenen Briefkopf mit einem Logo, das speziell für die Abwicklung des offiziellen Schriftverkehrs entwickelt wurde.

Wie erstelle ich ein Memorandum?

Der Bericht ist in seiner Struktur dem Service ähnlich. Der Hauptunterschied ist der Adressat: Wenn die Informationen im Memo an einen anderen Mitarbeiter gesendet werden können, ist die Berichtsnachricht an den Vorgesetzten gerichtet.

Die Möglichkeiten zum Entwerfen eines Memos hängen vom jeweiligen Zweck ab. Insbesondere wird der interne Bericht, der an das Management innerhalb der Organisation gesendet wird, auf die gleiche Weise wie das Servicememo ausgegeben. Der Unterschied liegt im Inhalt des Textblocks, der als "Memorandum" bezeichnet wird und eine Beschreibung des Kerns des Problems, Vorschläge zu seiner Beseitigung oder eine Beschreibung der bereits ergriffenen Maßnahmen enthält.

Bei der Erstellung eines externen Memorandums, das an Mitarbeiter anderer Organisationen gerichtet ist, gelten strengere Regeln:

  • Das Dokument wird auf Firmenbriefpapier erstellt.
  • Die Notiz wird im Ausgangsbuch des Unternehmens eingetragen, während die zugewiesene Registriernummer in der Kopfzeile der Notiz angegeben wird. Wenn eine Notiz eingeht, wird sie als eingehendes Dokument in der Organisation des Adressaten registriert.
  • Ein externer Vermerk wird in der Regel vom Leiter der Gesellschaft oder seinem Stellvertreter unterzeichnet. Beim Versenden können auch Unterschriften von Leitern anderer Abteilungen erforderlich sein.
  • Das Datum der Notiz ist das Datum der Unterzeichnung und des Versands.
  • Wenn dem Vermerk dokumentarische Anhänge beigefügt sind, wird im Textteil eine Liste der beigefügten Dokumente zusammengestellt.

Der Text des Memos hängt von seinem Zweck ab:

  1. Der Bericht sollte Informationen über den Arbeitsfortschritt, die Einhaltung der Fristen, eine Beschreibung der aktuellen Probleme usw. enthalten. Ein solcher Bericht ermöglicht es dem Chef, die Mängel in der Arbeit rechtzeitig zu bemerken und zu beseitigen.
  2. Das Memorandum, das über eine bestimmte Situation informiert, besteht aus einer detaillierten Beschreibung des Problems und Vorschlägen für dessen Verbesserung (Beseitigung). In der Praxis sind solche Dokumente häufig Beschwerden über Verstöße gegen die Arbeitsdisziplin durch Mitarbeiter gewidmet und negativ. Daher ist es bei der Darstellung von Informationen wichtig, die emotionale Komponente wegzulassen und auf den Punkt zu achten.

Notiz oder Bericht: Was ist der Unterschied?

Wie Sie sehen, haben Büro und Memoranda viele Gemeinsamkeiten. So werden beide Optionen für die Geschäftskommunikation genutzt, die eine ähnliche Designstruktur aufweisen. Gleichzeitig gibt es eine Reihe von Unterschieden:

  1. Das Memo richtet sich an Mitarbeiter unterschiedlicher Ränge innerhalb des Unternehmens, während der Bericht nur an die Adresse einer höheren Ebene (eines eigenen Unternehmens oder eines Drittunternehmens) gerichtet ist.
  2. Das Memo ist ein internes Dokument, während das Memo für die externe Korrespondenz mit anderen juristischen Personen verwendet werden kann.
  3. Das Memo ist im Gegensatz zum Bericht nicht rechtskräftig.
  4. Da das Memo intern verwendet wird, kann es auf einem normalen Blatt Papier erstellt werden. Nach dem gleichen Prinzip wird auch ein interner Bericht erstellt, wenn er intern verwendet wird. Wenn der Bericht an eine andere Organisation gesendet wird, werden bei seiner Erstellung gleichzeitig ein Briefkopf, eine Registrierungsnummer und andere obligatorische Elemente der offiziellen Korrespondenz verwendet.

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